A principal razão pela qual a maioria dos bares e restaurantes não são capazes de administrar suas finanças e sofrer perdas é a dificuldade de manter seus custos sob controle.

E um dos grandes problemas é a questão das compras. A maior ameaça de perdas e danos financeiros para um restaurante está na fase de aquisição de ingredientes crus e outros alimentos perecíveis.

Comprar também tem seus ‘macetes’! É preciso ter metodologias e processos definidos para que o estabelecimento não saia no prejuízo.

Quer conhecer os segredos? Leia mais sobre este assunto agora mesmo, neste post.

A importância do planejamento

Já falamos aqui no Blog sobre a importância da gestão e controle do estoque. Ao acompanhar, dia a dia, o inventário, é possível ter o consumo real de cada item, ajudando inclusive a identificar desperdícios e também a formar o estoque mínimo e máximo.

Ao ter essa verdadeira noção é possível dar um importante segundo passo: comprar melhor, já que os pedidos só são feitos quando um determinado nível é atingido, eliminando falta ou desperdícios.

Outra questão importante é que o planejamento começa na escolha do cardápio! Quantos quilos de arroz e feijão, por exemplo, são necessários para dar conta dos pedidos do dia?

Você só vai descobrir isso ao fazer uma ficha técnica de cada prato: é a melhor maneira de melhorar a gestão, ajudando inclusive a formar o preço de venda.

Como então montar a ficha técnica? Existem diversos modelos, mas o mais importante é constar as informações abaixo:

  • Nome do prato
  • Nome e preço de custo de cada ingrediente utilizado
  • Último preço pago por cada ingrediente
  • Cálculo de uso do item, incluindo perdas
  • Preparação, tempo e métodos utilizados
  • Equipamentos utilizados
  • Armazenamento
  • Temperaturas de armazenamento
  • Rendimento total (número de serviços)
  • Tamanho da porção
  • Custo Final
  • Custos administrativos

A partir das fichas técnicas em mãos com todos os detalhes de cada prato fica mais fácil organizar o processo de compras, fazendo maiores e melhores aquisições. E como você sabe exatamente o que quer, facilita a escolha dos fornecedores e realização de cotações!

Escolher bons fornecedores é fundamental

Estabelecer um sólido relacionamento de trabalho é fundamental e a parceria errada pode prejudicar o negócio. Seu relacionamento com seus fornecedores é como um casamento: você deve ser capaz de reclamar e conversar e, no final do dia, ter corrigido os problemas.

Mas se você não conseguir manter uma boa parceria com os fornecedores e os problemas não são resolvidos, é preciso reavaliar a situação ou mesmo considerar um divórcio.

E preço não é tudo! Enquanto alguns restaurantes optam por um relacionamento com os fornecedores fazendo compras com base no preço, essa abordagem pode não ser a melhor no longo prazo. Pense em contratar um fornecedor de alimentos da mesma maneira que você escolhe a equipe do seu restaurante.

O ideal é ter um fornecedor confiável com o qual se sinta confortável. Portanto, não tome a decisão apenas levando em conta valores, muitas vezes se recebe apenas o que é pago. A confiança é vital!

Organize o processo de cotação

Acabamos de dizer que o relacionamento com os fornecedores precisa ter cumplicidade. Mas não dissemos que é necessário ser fiel. É necessário trabalhar com diversos fornecedores, estabelecendo com todos eles a mesma relação de confiança.

Aí entra a importância de escalar, organizar o processo de cotação de preços. E esse processo tem algumas regras básicas:

  • Nunca aceite a primeira oferta: Sempre tente negociar, solicitar descontos. A vantagem é sua;
  • Faça no mínimo 3 cotações: Sempre procure, no mínimo, 3 fornecedores. É uma maneira de pensar em todas as opções e escolher a melhor delas;
  • Estabeleça critérios:  Defina um ou mais elementos que serão como uma régua para a seleção. Pode ser baseado no custo, qualidade dos produtos, relacionamento com o fornecedor e tempo de entrega, por exemplo.

A gestão dos fornecedores não é uma tarefa simples. E como cada um deles apresenta a cotação de uma maneira diferente, é importante criar processos que organizem e igualem as propostas recebidas. Assim nenhum detalhe passará despercebido.

O melhor caminho é padronizar as solicitações de cotação, enviando um modelo a ser preenchido. Para isso é preciso saber exatamente os itens necessários, descrevendo com detalhes e dando um prazo para o recebimento das cotações.   

8 dicas para que o processo de compras seja mais tranquilo

Além de ter um planejamento sério, com metodologias e processos de cotações, outras ações simples podem garantir um processo de compras mais tranquilo e econômico. Veja abaixo 8 dicas:

1- Nunca comprar mais do que o necessário: Existem várias razões pelas quais você não deve comprar produtos alimentícios em grandes quantidades. Os produtos frescos, principalmente, devem ser encomendados com a maior precisão possível pelos seguintes motivos:

  • Risco de estragar caso não sejam consumidos a tempo;
  • Se o produto estiver prestes a expirar, você terá que vendê-lo com desconto, perdendo dinheiro;
  • Por melhor que seja o controle de estoque a geladeira e/ou freezer ficarão cheios, dificultando o gerenciamento dos produtos;
  • Ao usar os produtos mais ‘antigos’ primeiro, os frescos serão negligenciados, criando uma bola de neve difícil de sair.

2- Cuidado com o que se recebe: Nunca aceite alimentos danificados e entregas atrasadas. Em caso de confusão ou problemas, fale com o seu fornecedor. 

3- Sempre verificar a nota fiscal: E não se esqueça de verificar os preços, se o valor pago na nota fiscal é o mesmo que foi combinado. Uma auditoria (verificação) de faturas e pagamentos deve sempre ocorrer com todas as faturas e pagamentos.

4- Participar de um ‘clube de compras’: Reunir-se com outros bares e restaurantes e as compras serem realizadas juntas é uma maneira de reduzir significativamente os custos. Em um grupo de compras, devido ao grande número de compradores, os fornecedores geralmente reduzem os preços;

5- Fazer contratos anuais: Outra boa ideia é ter um contrato anual com os fornecedores. Isso não apenas ajudaria você a negociar um preço melhor com o fornecedor, mas também a manter a consistência na qualidade das matérias-primas;

6- Ter relatórios: É preciso ter relatórios sobre tudo que é comprado e consumido dentro do bar ou restaurante. Eles podem ser semanais, quinzenais, dependendo do tamanho do estabelecimento. Isso vai ajudar a monitorar quais itens são consumidos e em qual velocidade, minimizando a falta de ingredientes;

7- Contar com a ajuda da tecnologia: De maneira manual é complicado controlar a gestão das compras de um bar ou restaurante. Ao ter o apoio da tecnologia: seja de um sistema de gestão ou mesmo de planilhas no Excel, facilita ter uma visão macro da área e suas necessidades;  

8- Utilizar os serviços de uma consultoria organizacional: Seja no início no negócio ou quando a empresa já tem muitos anos. Às vezes é difícil, mesmo com tantas dicas, colocar a casa em ordem. Mas uma consultoria organizacional especializada pode ser o passo inicial para comprar melhor.

O time da BWA é especializado no negócio de bares e restaurantes. É capaz, a partir de uma assessoria financeira efetiva, de entender o seu negócio, as dificuldades que ele pode estar enfrentando e como vencê-las de uma vez por todas.

Para saber mais, continue a ler o blog.