Gerenciar um bar ou restaurante realmente não é uma tarefa fácil. São tantas tarefas a serem consideradas! E na correria do dia a dia algo geralmente escapa. 

Você já parou para pensar na eficiência do seu controle de estoque? Sempre é possível melhorar processos e, com isso, perceber ganhos dos mais diversos tipos.

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Entenda a importância do controle de estoque

O estoque é o início de tudo em um bar ou restaurante. É onde são guardados os ingredientes e insumos que garantem o seu correto funcionamento. O gerenciamento do controle é um procedimento que monitora tudo o que está estocado – e vai muito além de apenas monitorar entradas e saídas.

Ocupa um lugar muito mais estratégico no bar ou restaurante, sendo um dos ativos mais importantes do capital que circula dentro do estabelecimento.  O gerenciamento eficaz do estoque é essencial para suas operações diárias.

A falta de um controle de estoque adequado pode representar a perda de uma venda, gerando prejuízos.

Vamos supor que um cliente peça dois itens: uma porção de dadinho de tapioca com suco de cajá. Mas essa fruta acabou e o peixe também! E não adianta dizer que, como não são muito pedidos, não havia estoque. Se está no cardápio, precisa ter em estoque.   

A falta dos produtos pode levar o consumidor a buscar outro restaurante  que possua os itens desejados. 

Já, por outro lado, vamos supor que no atacadista em que você faz as compras a mesma polpa de cajá estava em promoção. Você comprou uma grande quantidade para aproveitar o preço! Mas, como não é muito pedido, ocupou um grande espaço no seu freezer, não foi consumido e acabou passando o período de validade, sendo descartado. 

O excesso de estoque pode também gerar prejuízos. À medida que produtos que possuem uma quantidade excessiva podem ficar parados, acaba demorando mais até recuperar o capital que foi investido.

Controle de estoque na prática

O primeiro passo é uma questão bastante direta: quem é o seu estabelecimento? Não há garantia de que você tenha uma resposta clara para isso, mas o objetivo aqui é ter um estoque que faça sentido. 

Fazendo o inventário

Embora não exista um método único para o inventário dos consumíveis e suprimentos do seu restaurante, as etapas abaixo são uma maneira comum de acompanhar o inventário:

  • 1. Crie uma tabela: Comece criando cinco linhas em uma folha de papel ou no Excel. Em cada linha deve estar escrito: Itens, Unidade de medida, Quantidade de estoque, Preço unitário e Custo total 
  • 2. Liste os itens: Escreva todos os itens que você tem em seu restaurante na coluna Itens. Isso deve incluir tudo, desde ingredientes comestíveis e material de limpeza até utensílios de mesa e itens de mesa.
  • 3. Adicione unidades de medida: Anote a unidade de medida que você usará para determinar a quantidade de cada item comprado na coluna Unidade de medida. Isso vai variar dependendo de como diferentes alimentos e suprimentos são consumidos. Por exemplo, você pode comprar tomates em quilos, massas em pacotes e toalhas de papel em caixas. É importante ter essas unidades documentadas  para evitar confusão ou erros de cálculo.
  • 4. Conte ou meça todos os itens: Agora, determine o número de unidades que você tem de cada item e adicione esses números à coluna Valor do estoque. Fazê-lo desta maneira permite padronizar suas medições e torna os custos de cálculo e desperdício mais fácil. 
  • 5. Insira o preço unitário: Documente todos os seus preços unitários e adicione-os à coluna Preço unitário de cada item. Para fazer isso, basta dividir o custo de uma unidade pela quantidade desse item.
  • 6. Calcule o custo total: Por fim, multiplique o preço unitário de cada item pelo valor desse item que você possui em seu inventário. Depois de calcular o custo total de todos os seus itens de inventário, adicione esses números à coluna Custo total.

A partir desta planilha fica mais fácil fazer a contagem. Veja outras dicas:

Sempre as mesmas pessoas devem realizar o inventário

É importante que sempre as mesmas pessoas façam os inventários, como por exemplo o gerente e/ o cozinheiro. Isso facilitará a identificação de inconsistências. 

Além disso, como esses funcionários sempre farão a contagem, eles poderão entender os padrões e nuances envolvidos ao longo do tempo. 

Para garantir a precisão, certifique-se de treinar completamente o pessoal no processo. Além disso, considere a oferta de bônus como resultado da economia de estoque e explique como o acompanhamento adequado de estoque afeta os resultados do restaurante.

Manter um cronograma 

Seguir um cronograma permite que você entenda com precisão quanto cada ingrediente é utilizado em um período de tempo específico. Por exemplo, é possível verificar perecíveis e os ingredientes mais utilizados diariamente, enquanto itens não perecíveis podem ser contados uma ou duas vezes por semana. 

Com o tempo, você e o time começarão a ver padrões, ajustando os pedidos e ofertas de menu conforme necessário.

Seguir o método FIFO

FIFO é a sigla em inglês para First in First out que, em português, significa o primeiro que entra é o primeiro que sai. Na prática, os produtos que estão estocados há mais tempo devem ser os primeiros a serem consumidos. Caso isso não seja observado, o risco na perda do produto é grande e o prejuízo é certo.

Criar uma folha para o desperdício de alimentos

A lista de controle de estoque indicará as quantidades de cada ingrediente, mas uma folha de desperdício de alimentos mostra para onde está indo o estoque que não é contabilizado apenas pelas vendas. Isso permite que você encontre soluções para ingredientes perdidos. 

Por exemplo, se sua folha mostra que uma quantidade significativa de alimentos estraga, você pode comprar menos ou encontrar maneiras de utilizar os ingredientes.

Conheça os benefícios do controle de estoque

Gerenciar seu estoque de suprimentos e alimentos requer esforço. Mas quando feito corretamente, você pode minimizar o desperdício de alimentos e economizar dinheiro com compras mais assertivas.

Ao estudar quais ingredientes foram muito utilizados ou subutilizados de acordo com o inventário, durante um determinado período de tempo, você pode tomar decisões mais inteligentes nos próximos pedidos. 

A partir do controle de estoque você também pode entender e prever as tendências de consumo de cada ingrediente em relação à hora do dia, semana e até mesmo do ano. Isso significa programar entregas e também já deixar separado os alimentos que serão utilizados durante o dia, agilizando o preparo dos pratos. 

Viu as vantagens competitivas que você pode ter simplesmente ao estar no controle do seu estoque? Mas pode ser difícil fazer isso sozinho. Tenha calma, é possível contar com ajuda profissional.

Uma consultoria organizacional que trabalha em conjunto com uma contabilidade gerencial e uma assessoria financeira pode ser o caminho. Juntas elas vão levantar todas as necessidades do seu bar ou restaurante, propondo melhorias de um jeito simples e acessível para o seu negócio.

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