A Receita Federal publicou um novo entendimento sobre a tributação de receitas no Simples Nacional para empresas que adotam o regime de caixa. A orientação ajuda a esclarecer quando valores ainda não recebidos precisam entrar na base de cálculo e quais cuidados são necessários para tratar créditos inadimplidos e incobráveis.

O que aconteceu?

Por meio da Solução de Consulta Cosit nº 102/2026, a Receita Federal consolidou o entendimento sobre a apuração da receita bruta no Simples Nacional quando a empresa utiliza o regime de caixa. Nessa sistemática, a tributação normalmente ocorre no momento do recebimento, e não no faturamento.

Apesar disso, o texto esclarece que existem situações em que a tributação pode ocorrer mesmo antes do efetivo recebimento. Segundo a Receita, a regra vale para operações a prazo e para créditos que permaneçam inadimplidos, observadas as hipóteses previstas na Resolução CGSN nº 140/2018.

Na prática, isso significa que a opção pelo regime de caixa não afasta totalmente a incidência tributária sobre valores pendentes. Em determinadas condições, a empresa precisa oferecer essas receitas à tributação ainda que o cliente não tenha pago.

Outro ponto destacado é a obrigação de manter atualizado o Registro de Valores a Receber. Devem constar nesse controle os valores faturados para recebimento futuro, inclusive aqueles pagos por cheque. A exceção citada pela Receita diz respeito às operações realizadas por administradoras de cartões, que seguem tratamento específico na legislação do Simples Nacional.

A Solução de Consulta também trata do momento em que um crédito inadimplido pode deixar de compor a base de cálculo dos tributos. Para isso, a Receita informa que é necessário comprovar que houve, sem sucesso, ao menos uma tentativa de cobrança com os meios previstos na legislação. Só então o crédito pode ser considerado definitivamente incobrável.

Por que isso importa para empresas?

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, o recado é claro: o regime de caixa simplifica a apuração, mas não elimina a necessidade de controle rigoroso sobre vendas a prazo, recebíveis e inadimplência.

Esse tipo de orientação impacta diretamente a rotina financeira e fiscal, porque:

• exige atenção ao momento correto de tributação das receitas;
• reforça a necessidade de manter registros atualizados de valores a receber;
• demanda documentação que comprove tentativas de cobrança;
• pode evitar divergências em fiscalizações e autuações;
• ajuda contadores e gestores a separar corretamente o que já deve ser tributado do que ainda depende de recebimento.

Na prática, empresas que não mantêm essa organização correm o risco de apurar o Simples Nacional de forma incorreta, especialmente em operações a prazo ou em casos de inadimplência prolongada.

Como se preparar?

O primeiro passo é revisar os controles internos de contas a receber. O ideal é que a empresa consiga identificar, com clareza, quais valores já foram faturados, quais ainda aguardam pagamento e quais passaram a ter características de inadimplência relevante.

Também vale alinhar as rotinas fiscais e contábeis para garantir que o regime de caixa esteja sendo aplicado com base nas regras vigentes. Não basta registrar o recebimento: é preciso confirmar se a receita está sujeita a alguma das exceções previstas na legislação do Simples Nacional.

Além disso, a comprovação das tentativas de cobrança deve fazer parte da documentação da empresa. Esse histórico pode ser determinante para demonstrar que um crédito se tornou incobrável e que sua exclusão da base tributável está amparada nas regras aplicáveis.

Para contadores, o entendimento reforça a importância de cruzar dados financeiros, fiscais e operacionais antes do fechamento dos tributos. Já para gestores, o alerta é que inadimplência não é apenas um problema de fluxo de caixa: ela também pode alterar a forma de tributação e exigir acompanhamento mais próximo.

Em um cenário de maior atenção da fiscalização, manter registros organizados e procedimentos bem definidos faz diferença na segurança tributária da empresa. A BWA Global acompanha esses movimentos e pode apoiar sua empresa na interpretação das regras e na organização dos controles necessários para apuração correta do Simples Nacional.