A partir de 1º de novembro, microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional deverão emitir suas notas fiscais de serviços pelo sistema nacional. Mudança exige atenção aos processos de faturamento e antecede novas adequações relacionadas à Reforma Tributária em 2027.

As empresas optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) precisam se preparar para uma mudança importante na rotina fiscal. A partir de 1º de novembro de 2026, a emissão deverá ocorrer exclusivamente pelo Emissor Nacional da NFS-e, conforme estabelece a Resolução CGSN nº 191/2026.

A obrigatoriedade vale para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) enquadradas no regime e deverá ser cumprida mesmo nos municípios que ainda utilizam sistemas próprios para emissão de notas fiscais. O documento poderá ser gerado diretamente pela plataforma nacional, por meio do emissor web, ou por integração via API, quando a empresa utilizar um sistema de gestão compatível.

A mudança faz parte do processo de padronização dos documentos fiscais no país e exige que as empresas revisem seus procedimentos antes da entrada em vigor da nova regra. Mais do que conhecer o prazo, é necessário entender como a alteração afeta o faturamento, os sistemas utilizados e a organização das informações fiscais.

O que muda na emissão de notas fiscais de serviços?

Até então, empresas de diferentes municípios podiam utilizar sistemas próprios das prefeituras para emitir suas notas fiscais de serviços. Com a nova exigência, as empresas abrangidas pela regra deverão migrar a emissão de documentos com competência a partir de novembro de 2026 para o ambiente nacional.

Na prática, a mudança estabelece um padrão único de emissão, independentemente do município onde a empresa está estabelecida. Isso significa que não basta verificar se a prefeitura disponibiliza um sistema próprio: é necessário confirmar se a empresa está preparada para utilizar o Emissor Nacional.

Existem duas formas principais de realizar a emissão:

• Emissor web: a empresa acessa a plataforma nacional e preenche as informações necessárias para gerar a nota fiscal.
• Integração via API: permite que um sistema de gestão ou ERP se comunique com o ambiente nacional, automatizando parte do processo de emissão.

A escolha depende da estrutura operacional da empresa e dos recursos oferecidos pelo sistema utilizado. Negócios que emitem poucas notas podem optar pela emissão direta na plataforma, enquanto empresas com maior volume de operações precisam avaliar se a integração tecnológica é adequada para manter a rotina de faturamento.

É importante observar que a mudança não se limita à troca de endereço de acesso. A empresa precisa confirmar se os dados cadastrais estão corretos, se os responsáveis têm acesso ao ambiente nacional e se os procedimentos de emissão e conferência estão alinhados à nova exigência.

Quais são os impactos para a rotina da empresa?

A emissão de notas fiscais está diretamente ligada ao faturamento, ao registro das receitas e à organização financeira. Por isso, qualquer alteração no processo precisa ser tratada como uma adequação operacional, e não apenas como uma obrigação do departamento fiscal.

Uma empresa que não se preparar poderá enfrentar dificuldades para emitir documentos no novo ambiente, atrasos na rotina de faturamento e retrabalho para corrigir informações. Quando a emissão depende de integração com um sistema de gestão, a falta de testes prévios também pode comprometer o fluxo de trabalho.

Para reduzir esses riscos, é recomendável revisar quatro pontos:

1. Sistemas e integrações

Verifique com o fornecedor do ERP ou software fiscal como será realizada a emissão pelo Emissor Nacional. Confirme a disponibilidade da integração, os procedimentos de configuração e a necessidade de testes antes da mudança.

2. Cadastro e acesso à plataforma

Confira os dados cadastrais da empresa e providencie os acessos necessários ao ambiente nacional. Não presuma que o cadastro utilizado no sistema municipal garantirá, por si só, acesso ou funcionamento automático na plataforma federal.

3. Processos internos e responsabilidades

Defina quem será responsável pela emissão, pela conferência dos documentos e pelo acompanhamento de eventuais erros. A equipe financeira, o setor fiscal e os profissionais envolvidos no faturamento precisam conhecer o novo procedimento.

4. Continuidade do faturamento

Avalie como a mudança afetará a rotina de emissão e estabeleça procedimentos para identificar e resolver falhas rapidamente. O objetivo é evitar que dificuldades operacionais interrompam ou atrasem processos essenciais ao negócio.

Como ficam as regras da Reforma Tributária em 2027?

Outro ponto que merece atenção é a diferença entre a obrigatoriedade do Emissor Nacional e as mudanças relacionadas à implementação da Reforma Tributária.

Embora as duas medidas estejam relacionadas à documentação fiscal, elas possuem prazos e objetivos distintos.

A Resolução CGSN nº 191/2026 estabelece a obrigatoriedade de emissão da NFS-e pelo sistema nacional a partir de 1º de novembro de 2026. Já as regras relativas à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) para os optantes pelo Simples Nacional passam a produzir efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme a regulamentação aplicável.

Isso significa que as empresas precisam se organizar para duas etapas de adequação.

Novembro e dezembro de 2026: adaptação ao Emissor Nacional

Nesse período, as empresas abrangidas pela regra deverão emitir as NFS-e pelo ambiente nacional, observando as regras fiscais então aplicáveis ao Simples Nacional.

A prioridade é garantir que a emissão funcione corretamente, que os sistemas estejam preparados e que a equipe consiga executar os procedimentos sem comprometer a rotina operacional.

A partir de janeiro de 2027: atenção às novas exigências tributárias

Com o avanço da implementação da Reforma Tributária, as empresas também precisarão observar as disposições relativas à CBS e ao IBS aplicáveis ao Simples Nacional.

As informações exigidas nos documentos fiscais deverão seguir a regulamentação correspondente, inclusive quanto ao preenchimento e ao destaque dos tributos, quando cabíveis.

Por isso, a adequação não deve ser planejada como uma única mudança. A empresa precisa acompanhar o cronograma fiscal e verificar quais ajustes tecnológicos e operacionais serão necessários em cada etapa.

O que as empresas do Simples Nacional devem fazer antes de novembro?

Com a entrada em vigor da regra em 1º de novembro de 2026, o momento é de verificar se a operação está pronta para a mudança.

As empresas devem priorizar as seguintes ações:

• Confirmar se estão abrangidas pela obrigatoriedade de emissão da NFS-e nacional.
• Acessar o portal oficial da NFS-e e verificar as condições de utilização da plataforma.
• Validar com o fornecedor do sistema de gestão a disponibilidade e a configuração da integração via API, quando aplicável.
• Testar o processo de emissão e conferir os dados utilizados no preenchimento das notas.
• Orientar os profissionais responsáveis pelo faturamento e pela rotina fiscal.
• Organizar o acompanhamento das próximas mudanças relacionadas à CBS e ao IBS.

Também é importante considerar a data de competência do serviço. A orientação oficial da plataforma nacional estabelece procedimentos distintos para documentos referentes a competências anteriores e posteriores a 1º de novembro. Empresas que precisem emitir ou corrigir notas retroativas devem verificar o procedimento aplicável ao seu caso, especialmente quando utilizavam um emissor municipal próprio.

A adequação fiscal precisa acompanhar a gestão do negócio

A obrigatoriedade do Emissor Nacional é mais uma mudança que exige das empresas organização, acompanhamento das normas e integração entre as áreas responsáveis pela operação.

Quando os ajustes são feitos de forma antecipada, a empresa consegue identificar incompatibilidades, orientar a equipe e reduzir o risco de interrupções no faturamento. Quando a preparação fica para a última hora, problemas que poderiam ser resolvidos com planejamento podem se transformar em retrabalho e dificuldades operacionais.

Além disso, a mudança acontece em um período de preparação para novas exigências da Reforma Tributária. Por isso, acompanhar apenas o prazo de novembro não é suficiente: é necessário estruturar um plano de adequação que considere as obrigações atuais e as próximas etapas da transição.

A BWA Global acompanha as mudanças na legislação tributária e apoia empresas na avaliação de seus impactos fiscais e operacionais. Preparar sistemas, processos e equipes é uma medida importante para manter a conformidade e dar mais segurança às decisões do negócio.

Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a análise específica da legislação e das condições aplicáveis a cada operação empresarial.